سياساتنا

أولا – مدونة السلوك

هي وثيقة تنظيمية وأخلاقية تُحدد المبادئ والقيم والسلوكيات التي يجب أن يلتزم بها العاملون في هذه المؤسسة لضمان بيئة عمل مهنية، شفافة، وآمنة، خاصة عند التعامل مع الفئات الهشة كالأطفال والنساء والنازحين، وتتضمن المبادئ الاتية: -

• التصرف بنزاهة وشفافية وأمانة في جميع التعاملات، مع الالتزام بأعلى المعايير الأخلاقية والمعنوية.
• معاملة جميع الأشخاص بكرامة واحترام وإنصاف، مع تقدير التنوع وتعزيز بيئة شاملة وداعمة.
• قبول المسؤولية عن الأفعال والقرارات، والالتزام بالوعود، وتحمل المسؤولية عن السلوك المهني.
• حماية المعلومات الحساسة واحترام خصوصية الأفراد، وضمان سرية البيانات التنظيمية والشخصية.
• تجنب المواقف التي تتعارض فيها المصالح الشخصية مع مصالح المؤسسة. الإفصاح بشفافية وإدارة النزاعات المحتملة.
• استخدام موارد المؤسسة بحكمة وكفاءة، وتجنب الهدر أو سوء الاستخدام.
• الحفاظ على الحياد السياسي في الأنشطة التنظيمية مع احترام وجهات النظر والانتماءات المتنوعة.
• الحفاظ على بيئة عمل خالية من التحرش والتمييز وسوء المعاملة. تشجيع التنوع والشمول.
• إعطاء الأولوية لصحة وسلامة جميع الأفراد المرتبطين بالمؤسسة. اتباع جميع بروتوكولات وإرشادات السلامة.
• الحفاظ على بيئة عمل خالية من المواد المخدرة من خلال الامتناع عن تعاطي المخدرات والكحول خلال ساعات العمل.
• تشجيع الشراكات التعاونية والمحترمة والمفيدة للطرفين بناءً على القيم والأهداف المشتركة.
• التفاعل مع المجتمعات باحترام، وإشراكها في عمليات اتخاذ القرار واحترام استقلاليتها.
• اتباع جميع القوانين واللوائح المحلية والوطنية والدولية التي تحكم عمليات المؤسسة.
• الإبلاغ عن أي انتهاكات معروفة أو مشتبه بها لهذه المدونة في أقرب وقت ممكن باستخدام آليات الإبلاغ المعمول بها.
• سيتم مراجعة مدونة السلوك وتحديثها بانتظام لضمان استمرار ملاءمتها وفعاليتها.
• يتعين على جميع موظفي المؤسسة قراءة وفهم والاعتراف بالتزامهم بمدونة السلوك هذه كل عام.

      ثانيا – سياسة المشتريات

تهدف سياسة المشتريات إلى ضمان أن تتم جميع عمليات الشراء في مؤسسة الميسر بطريقة شفافة، تنافسية، وفعالة، مع الالتزام الكامل بتوفير الجودة المطلوبة بأفضل الأسعار. كما تلتزم المؤسسة بإجراءات المراقبة والمراجعة لضمان إدارة الموارد المالية بشكل مناسب.

1 - إنشاء طلب شراء

• الخطوة الأولى: - يقوم القسم أو الموظف الذي يحتاج إلى شراء مواد أو خدمات بإنشاء طلب شراء مكتوب يتضمن:
  • وصف تفصيلي للمواد أو الخدمات المطلوبة.
  • الكمية.
  • المواصفات الفنية (إن وجدت).
  • الوقت المطلوب للتسليم.
  • التكلفة التقديرية.
• التقديم: - يتم تقديم طلب الشراء إلى المسؤول المباشر للمراجعة والموافقة الأولية.

2 - التحقق من الميزانية

• بعد موافقة المسؤول المباشر، يتم إرسال طلب الشراء إلى قسم المالية للتحقق من توفر الميزانية اللازمة.
• يقوم قسم المالية بالتحقق من أن هناك موارد مالية كافية مخصصة لهذا الشراء، وإذا كانت الموارد متاحة، يتم الموافقة على الطلب ماليًا.

3 - تحديد قيمة الشراء: -

• إذا كانت قيمة الشراء أكثر من 500 دولار:
  • يجب تقديم ثلاثة عروض أسعار على الأقل من موردين مختلفين للحصول على أفضل سعر وأعلى جودة. يتم الاتصال بالموردين وطلب تقديم عروضهم بشكل مكتوب.
• إذا كانت قيمة الشراء 500 دولار فأقل:
  • يكفي الحصول على وصل الشراء أو عرض واحد مكتوب من المورد.

4 - تشكيل لجنة تحليل العروض

• إذا كانت قيمة الشراء أكثر من 500 دولار، يتم تشكيل لجنة تحليل العروض والتي تتألف عادة من:
  • ممثل من قسم المالية.
  • ممثل من القسم الذي قدم طلب الشراء.
  • ممثل من الإدارة أو القسم الفني المعني بالمنتج أو الخدمة.
• مهمة اللجنة:
  • تحليل ومقارنة العروض المقدمة بناءً على معايير مثل السعر، الجودة، شروط التسليم، شروط الدفع، وخبرة المورد.
  • يتم إعداد تقرير مقارنة العروض والذي يوضح الأسباب التي استندت إليها اللجنة في اختيار المورد الأنسب.

5 - اختيار العرض الأنسب

• بناءً على تقرير اللجنة، يتم اختيار العرض الأنسب من حيث:
  • السعر.
  • الجودة.
  • الوقت المستغرق للتسليم.
  • التزام المورد بشروط الدفع.
• يتم توثيق قرار الاختيار في سجل المشتريات، ويجب أن يتم اعتماد هذا الاختيار من المدير أو الشخص المخول في المؤسسة.

6 - إصدار أمر الشراء

• بعد اختيار العرض المناسب، يتم إعداد أمر شراء رسمي يتضمن:
  • وصف المواد أو الخدمات.
  • الكميات.
  • السعر المتفق عليه.
  • موعد التسليم.
  • شروط الدفع.
• يتم توقيع أمر الشراء من المدير أو المسؤول المالي وإرساله إلى المورد المعتمد.

7 - استلام المواد أو الخدمات

• عند استلام المواد أو الخدمات: -
  • يتم التأكد من أن الشحنة أو الخدمة تتوافق مع المواصفات والكميات المذكورة في أمر الشراء.
  • يقوم قسم المشتريات أو القسم المسؤول بإعداد محضر استلام، يتم فيه توثيق حالة المواد، الكميات المستلمة، وأي ملاحظات أخرى.
• يتم إرسال المحضر إلى قسم المالية لبدء إجراءات الدفع بعد التأكد من سلامة الاستلام.

8 - إتمام الدفع

• بعد استلام الفاتورة من المورد، يتم تحويلها إلى قسم المالية.
• يقوم قسم المالية بمراجعة الفاتورة والتأكد من أنها مطابقة لأمر الشراء ومحضر الاستلام.
• يتم دفع المستحقات المالية وفقًا لشروط الدفع المتفق عليها مع المورد (مثل الدفع بعد 30 يومًا من الاستلام، أو أي شروط أخرى).

9 - تحديث قاعدة بيانات الموردين

• تقوم المؤسسة بإدارة قائمة موردين معتمدين يتم تحديثها دوريًا بناءً على أداء الموردين.
• يتم تقييم الموردين بناءً على جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة، الالتزام بمواعيد التسليم، الأسعار، ومدى التعاون.

10 - إدارة المخاطر والمراجعة

• يتم مراجعة جميع عمليات المشتريات من قبل قسم المراجعة الداخلية لضمان الامتثال لسياسات الشراء والشفافية.
• يجب تحديد المخاطر المحتملة مثل تأخر التسليم أو استلام منتجات ذات جودة منخفضة، ووضع خطة لإدارة هذه المخاطر.

ملاحظات إضافية:

• في حالات الطوارئ، يجوز اختصار بعض الخطوات بعد الحصول على موافقة رئيس المؤسسة.
• جميع المستندات المرتبطة بعملية الشراء (طلب الشراء، العروض، الفواتير، محاضر الاستلام) يجب حفظها لأغراض المراجعة والتدقيق.

 ثالثا - سياسة الأجور

العمل بالمؤسسة تطوعي ولكن في حالة تكليف أحد العاملين لتنفيذ نشاط إضافي تكون الأجور كما يلي: -

رابعا - سياسات الحماية وحماية الطفل

تتضمن مجموعة من المبادئ والإجراءات التي تهدف إلى ضمان سلامة الأطفال ومنع أي شكل من أشكال الإساءة أو الاستغلال أو الإهمال أثناء التعامل معهم أو تقديم الخدمات لهم.

وتأتي هذه السياسة وفق المعايير الدنيا لحماية الطفل في العمل الإنساني (CPMS)حيث توفر إطاراً شاملاً لتصميم وتنفيذ برامج حماية الطفل في السياقات الإنسانية، وتُستخدم كمرجع عالمي وتتضمن هذه السياسات التالية: -

1 - عدم الإضرار بالطفل من خلال ضمان أن أي تدخل أو نشاط لا يسبب ضررًا مباشرًا أو غير مباشر للطفل.

2 - المشاركة الفعالة للأطفال في تصميم وتنفيذ البرامج التي تخصهم.

3 - وجود آليات واضحة للمساءلة والشفافية في حال حدوث انتهاك أو تقصير.

4 - تكييف السياسات حسب الثقافة والسياق الاجتماعي والديني للمجتمع العراقي.

5 - تدريب الموظفين والمتطوعين على حماية الطفل، والتعرف على علامات الإساءة.

6 - دمج حماية الطفل في خطط الطوارئ والكوارث والنزوح.

7 - التعاون مع المؤسسات الحكومية والمجتمعية لضمان حماية شاملة.

8 - التحقق من خلفيات العاملين المراد تعينهم او التعامل معهم لضمان عدم وجود سوابق تتعلق بالإساءة للأطفال.

9 - اعتبار الطفل صاحب حقوق وليس مجرد متلقٍ للخدمات، مع ضمان حقه في التعبير والمشاركة دون تمييز.

10 - اتخاذ جميع القرارات والإجراءات بناءً على ما يخدم مصلحة الطفل أولاً.

خامسا - سياسات تحويل المساعدات

تعتمد سياسة تحويل المساعدات على إطار قانوني وتنظيمي يهدف إلى ضمان الشفافية، الكفاءة، وعدم التسيس في توزيع التمويل والدعم، خاصة في السياقات الإنسانية والتنموية استنادا الى قانون المنظمات غير الحكومية رقم (12) لسنة 2010 والذي ينظم تسجيل وتكييف المنظمات، ويمنحها الشخصية المعنوية، ويحدد شروط تلقي التمويل المحلي والدولي.

آليات تحويل المساعدات

1. 1. التمويل الحكومي

• يتم عبر برامج وطنية أو مبادرات مشتركة.
• يخضع لشروط تقديم مقترحات مشاريع، تقييم فني، ومتابعة تنفيذ.

1. 2. التمويل الدولي

• يأتي من منظمات أممية أو دول مانحة.
• يتطلب التزامًا بمعايير الحوكمة، الشفافية، والمساءلة.
• غالبًا ما يُحول عبر شراكات تنفيذية أو عقود من الباطن.

1. 3. التمويل المحلي

• يشمل تبرعات من أفراد أو شركات.
• يجب أن يُسجل ويُوثق وفقًا للقانون، مع تقديم تقارير دورية.

شروط التحويل والرقابة

• تقديم خطة مشروع واضحة: تشمل الأهداف، الفئة المستهدفة، الميزانية، وآليات التقييم.
• وجود حساب مصرفي رسمي باسم المؤسسة بالدينار والدولار.
• تقديم تقارير مالية دورية، وقبول التدقيق الخارجي.
• يُمنع استخدام المساعدات لأغراض حزبية أو طائفية.

سادسا - سياسة منع تضارب المصالح

يحدث تضارب المصالح عندما تتداخل المصالح الشخصية مع الحكم المهني أو اتخاذ القرارات.

توصي مؤسسة الميسر للشباب والتطور بالقواعد التالية للتحكم في هذه المسألة: -

• ضرورة الإفصاح الفوري عن أي تضاربات محتملة تحدث.
• التأكيد على أهمية إبلاغ الموظفين وأعضاء مجلس الإدارة عن أي أحداث قد تؤدي إلى نزاعات.
• تقييم تضاربات المصالح لمعرفة ما إذا كانت قد تعرض سلامة المنظمة للخطر.
• مطالبة الأشخاص الذين لديهم تضارب مصالح بالانسحاب من عمليات صنع القرار ذات الصلة.
• وضع أساليب لتخفيف حدة النزاع، مثل تفويض اتخاذ القرار لأطراف غير متحيزة أو وضع قواعد للتعامل مع تضاربات المصالح.
• الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع التضاربات المُفصح عنها والتقييمات والإجراءات التصحيحية.
• إنشاء معايير لأعضاء مجلس الإدارة لضمان أن يكون ولاؤهم الأساسي للمنظمة.
• منع أعضاء مجلس الإدارة من المشاركة في الأنشطة التي يمكن أن تعرض مهمة المنظمة أو سلامتها المالية للخطر.
• جعل أي عقود أو معاملات تتعلق بالأطراف المهتمة خاضعة للمناقصات التنافسية أو التقييمات المستقلة.
• عقد جلسات تدريبية متكررة لجميع الموظفين وأعضاء مجلس الإدارة حول سياسات وإجراءات تضارب المصالح.
• التأكد من أن الجميع يفهمون أهمية التعرف على تضاربات المصالح والإفصاح عنها وإدارتها.
• التأكد من أن سياسة تضارب المصالح تتوافق مع جميع قوانين وأنظمة المنظمات غير الربحية المعمول بها.
• طلب المشورة القانونية بشكل منتظم لضمان استمرار الامتثال.